Як оцифрувати трудову книжку і чи можна залишити паперову?

В Україні власники трудових книжок, оформлених до 1 січня 2004 року, повинні перетворити їх на електронний формат. Оцифрувати свою трудову потрібно до 10 червня 2026 року. Після чого всі відомості про трудовий стаж будуть внесені до Реєстру застрахованих осіб, що допоможе правильно розрахувати майбутню пенсію.

Трудова книжка – це документ, у якому фіксується весь ваш трудовий шлях: місця роботи, посади, стаж. Саме вона тривалий час була головним підтвердженням для нарахування пенсії та соціальних виплат.

Законом передбачено декілька варіантів, як можна оцифрувати трудову: безпосередньо на роботі, у Пенсійному фонді або ж самостійно – через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України.

Та у Пенсійному фонді запевняють, що відсутність цифрового дубліката трудової книжки жодним чином не загрожує анулюванням страхового стажу. Як пояснюють у відомстві, основне завдання процесу оцифрування полягає у надійному захисті відомостей про трудову діяльність, здійснену до 1 січня 2004 року. Оскільки паперові книжки схильні до фізичного зношення, пошкоджень або ризику втрати, наявність електронного запису дозволяє уникнути складних процедур підтвердження стажу в майбутньому при оформлені пенсій.

«Сьогодні Україна переходить на електронний формат обліку трудової діяльності. Це має одразу кілька переваг: надійне зберігання даних без ризику втрати чи пошкодження паперової книжки, швидкий доступ до інформації онлайн, спрощення процедур під час оформлення пенсії та інших виплат. Законом визначено час на переведення трудових книжок у цифрову форму – до 10 червня 2026 року. Тому варто зробити це заздалегідь, щоб уникнути зайвих клопотів, – говорить начальник Управління інформаційних систем та електронних реєстрів Головного управління Пенсійного фонду України в Чернігівській області Олексій Сорокін. – Якщо трудова книжка з якихось причин не буде оцифрована, то страховий стаж не анулюється, але можуть виникнути складнощі при оформленні пенсії. ПФУ не матиме даних про роботу до 2004 року, що затягне призначення виплат, оскільки доведеться власноруч збирати архівні довідки для підтвердження стажу. Також жодних штрафів для працівників чи роботодавців за несканування книжки не передбачено. Паперова трудова книжка залишається документом, але електронний формат – це надійний захист даних».

Для онлайн-подачі заяви алгоритм дій такий:

Крок 1. На вебпорталі ПФУ (https://portal.pfu.gov.ua/) авторизуйтесь в особистому кабінеті через кваліфікований електронний підпис (КЕП).

Крок 2. У розділі «Комунікації з ПФУ», оберіть вкладку «Відомості про трудові відносини».

Крок 3. Заповніть загальні дані та надайте згоду на передачу та обробку персональних даних.

Крок 4. Прикріпіть скан-копії необхідних документів та натисніть кнопку «Підписати та відправити в ПФУ».

З результатами опрацювання заяви можна ознайомитись у розділі «Мої звернення».

І тут є дуже важливий нюанс щодо сканування трудової книжки - вона обов'язково повинна бути в кольоровому форматі, чорно-білий не підходить. Скановані копії всіх заповнених сторінок необхідно подавати у хронологічному порядку, дотримуючись таких вимог: мають містити чіткі зображення повного складу тексту документа та його реквізитів: назва, серія та номер, дата видачі, печатки, підписи, прізвище, ім’я та по батькові власника, а також усі записи щодо трудового стажу.

Якщо ви скануєте кожну сторінку окремо, то це повинен бути JPEG-файл. Якщо всі відскановані сторінки разом – то PDF-файл. Розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 мегабайт. Також назви мають відповідати виду відсканованого документа.

Також оцифрувати трудову книжку можна в Пенсійному фонді: потрібно зі своєю трудовою звернутися до територіального органу Пенсійного фонду – так можуть вчинити ті, кому важко це зробити через інтернет.

Джерело: сайт газети "Чернігівщина", Марія Пучинець

Хочете отримувати головне в месенджер? Підписуйтеся на наш Telegram.