5 способов, которыми крупные компании организовывают свои встречи

Встречи компаний лежат в основе хорошо управляемого бизнеса. Сделайте свой максимально эффективным.

Однако, если ваши встречи не приносят хороших результатов или часто ведут к потере времени, они могут иметь катастрофические последствия для вашего бизнеса и морального духа сотрудников. Встречи нужно держать под контролем! Вот пять способов оживить их:

• Tesla & Space X: тщательная подготовка

Элон Маск, пожалуй, самый известный предприниматель на планете, и его часто легкомысленный стиль интервью может маскировать его упрямое отношение к бизнесу. По словам бывшего сотрудника Tesla, работавшего в Quora, Маск требует тщательной подготовки от всех своих сотрудников до начала встреч. «Когда мы встретились с Элоном, мы были готовы, - написал сотрудник. - Потому что, если бы ты этого не сделал, он дал бы тебе знать об этом. Если он задал разумный дополнительный вопрос, а вы не были готовы с ответом, что ж, удачи ...

• Amazon и Apple: измените размер собрания.

Знаете ли вы, что у Джеффа Безоса есть нечто, называемое правилом «2 пиццы»? Одна из его любимых мозолей - групповое мышление, поэтому он всегда следит за тем, чтобы собрания были достаточно маленькими, чтобы каждый мог внести свой вклад. Есть ли больше людей, чем две пиццы могут накормить? Это слишком много.

Стив Джобс был похож на встречи в Apple. Он пытался свести собрания к нужным людям и, как известно, просил людей уходить, если он не был уверен, почему они были там. Книга под названием «Безумно простая: одержимость, которая движет успехом Apple» Кена Сегалла раскрывает некоторые детали:

«Его взгляд остановился на одной вещи в комнате, которая выглядела неправильно. Указывая на Лори, он сказал: «Кто ты?»

«Лори была немного ошеломлена, когда ее так вызвали, но она спокойно объяснила, что ее попросили присутствовать, потому что она была вовлечена в некоторые маркетинговые проекты, которые мы будем обсуждать. Стив услышал это. Обработал это. Затем он ударил ее простой палкой. «Я не думаю, что вы нужны нам на этой встрече, Лорри. Спасибо», - сказал он. Затем, как будто этого отвлечения никогда не происходило - и как будто Лорри никогда не существовало - он продолжал с его обновление”.

• Apple и Facebook: попробуйте жесткие или непринужденные повестки дня.

Стив Джобс часто гулял по собраниям, немного болтал, если чувствовал себя общительным, и проводил собрания как бесплатный поток обновлений. Он будет сообщать своим сотрудникам обо всем, что он считает уместным, и сотрудники будут поднимать любые соответствующие вопросы. Это было в отличие от встреч, проводимых Шерил Сэндберг, COO в Facebook.

Сандберг устанавливает строгую повестку дня для встреч в Facebook и вычеркивает каждый пункт по мере продвижения встречи. Если список завершен до того, как выделенное время истекло, собрание завершается. Хотя некоторые компании могут выиграть от более свободного формата встреч, позволяющего формировать и обсуждать новые идеи, Facebook, похоже, выживает без дополнительной комнаты для маневра.

• Microsoft и Yahoo: измените продолжительность встречи.

Генеральный директор Microsoft Сатья Наделла любит проводить четырехчасовые встречи со своей руководящей командой, так как считает, что держать всех на одной странице и предотвращать разрозненность - это важно для здоровья компании. Это противоположность Yahoo! Генеральный директор и бывший сотрудник Google Марисса Майер, которая проводит около 70 коротких встреч в неделю, продолжительностью от пяти до десяти минут.

Она считает, что такие микро-встречи держат вещи сосредоточенными и ориентированными на решение. Если это не убеждает вас в том, что вы можете использовать более короткие собрания, подумайте, как компания, занимающаяся ведением заметок, Hugo, согласно ее блогу, сокращает общее время встречи до четырех часов в неделю.

Продолжительность встреч часто сводится к тому, что старшее руководство считает более эффективным для отслеживания того, что происходит в их бизнесе. Определенные корпоративные культуры могут лучше реагировать на более экстремальные встречи.

• Google: назначить лицо, принимающее решение.

Когда Ларри Пейдж стал генеральным директором Google во второй раз в 2011 году, он разослал электронное письмо по всей компании, объясняющее, как проводить более эффективные встречи. Одним из его основных правил было назначить человека главным принимающим решения. Этот человек будет ответственен за то, чтобы прийти к заключению на встрече и решить путь вперед. Если встреча не требует принятия решения, этого не произойдет.

Это может быть удивительным правилом для многих, так как кажется, что он не допускает стандартных встреч в стиле регистрации. Но, может быть, компании могут выжить без них в наши дни? В конце концов, для управления задачами доступно так много программного обеспечения (см. Asana и Monday.com), что надзор должен быть меньшей проблемой, чем раньше.

Заключение

Ваши сотрудники - ваш самый большой актив, поэтому следите за тем, чтобы встречи компаний не тратили их время. Предложите им четкую цель и повестку дня за несколько дней до встречи, чтобы они могли адекватно подготовиться. Следите за ходом встречи и закончите, четко указав, что вам нужно и что было решено. Кроме того, не забудьте сделать заметки и повестки дня вашей встречи доступными в раскрывающемся списке или в инструменте для совместной работы.

Не бойтесь экспериментировать с новыми стилями встреч; культура вашей компании может потребовать чего-то более уникального.

Хочете отримувати головне в месенджер? Підписуйтеся на наш Telegram.